Das Muster im Wortlaut
So sieht das Schreiben an Anna Muster aus dem Beispiel aus. Absender, Empfänger, Zeitraum, die Tabelle mit Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil, der Abzug der Vorauszahlungen und das Ergebnis:
Karla Beispiel · Lindenweg 4 · 10115 Berlin
Anna Muster
Musterstraße 12
10115 Berlin
Betriebskostenabrechnung 01.01.2025 bis 31.12.2025
Guten Tag Anna Muster,
hiermit rechne ich die Betriebskosten für Musterstraße 12, 10115 Berlin, Wohnung 1, für den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 ab.
| Kostenart | Gesamt | Ihr Anteil nach | Betrag |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.200,00 € | 80 von 200 m² | 480,00 € |
| Straßenreinigung und Müllbeseitigung | 600,00 € | 2 Pers. × 365 Tage von 2.190 Personentagen | 200,00 € |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | 900,00 € | 80 von 200 m² | 360,00 € |
| Wasserversorgung | 1.000,00 € | 40 von 100 Verbrauch | 400,00 € |
| Heizung | 4.200,00 € | 70 % Verbrauch (8.000 von 20.000), 30 % Fläche (80 von 200 m²) | 1.632,00 € |
| Ihr Anteil an den Kosten | 3.072,00 € | ||
| Ihre Vorauszahlungen | − 3.120,00 € | ||
| Guthaben | 48,00 € | ||
Heizung: Von den CO2-Kosten tragen Vermieter nach dem Stufenmodell 40 %, das sind 120,00 €. Verteilt werden 4.080,00 €.
Es ergibt sich ein Guthaben von 48,00 € zu Ihren Gunsten. Ich überweise den Betrag auf Ihr Konto oder verrechne ihn nach Absprache.
Die Rechnungen und Belege können Sie nach Absprache bei mir einsehen. Einwendungen teilen Sie mir bitte bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Zugang dieser Abrechnung mit (§ 556 Abs. 3 BGB).
Mit freundlichen Grüßen
Karla Beispiel
Die Teile einer Abrechnung
| Angabe | Was hineingehört |
|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Zwölf Monate, etwa 01.01. bis 31.12. Bei Ein- oder Auszug zusätzlich der Mietzeitraum des Mieters. |
| Gesamtkosten | Für jede Kostenart der Betrag des ganzen Hauses laut Rechnung oder Bescheid, auch wenn ein Teil nicht umgelegt wird. |
| Verteilerschlüssel | Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten oder Verbrauch, mit den Werten des Mieters und des Hauses, zum Beispiel „80 von 200 m²“. |
| Anteil des Mieters | Gesamtkosten mal Anteil, für jede Kostenart, und die Summe. |
| Vorauszahlungen | Die tatsächlich gezahlten Beträge im Zeitraum, nicht die vereinbarten, wenn der Mieter weniger gezahlt hat. |
| Ergebnis | Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsziel oder Erstattungsweg. |
Die Vorlage von Hand ausfüllen
- Tragen Sie oben Vermieter, Mieter, Wohnung und den Zeitraum ein, darunter die Wohnfläche des Hauses und der Wohnung, die Personenzahl und die Tage, die der Mieter im Zeitraum dort gewohnt hat.
- Schreiben Sie bei jeder Kostenart, die Ihr Mietvertrag umlegt, den Gesamtbetrag und den Schlüssel in die Zeile. Kostenarten, die im Haus nicht anfallen, streichen Sie.
- Rechnen Sie den Anteil: bei Wohnfläche Gesamtbetrag × Wohnfläche ÷ Gesamtfläche, bei einem Mieterwechsel zusätzlich × Tage ÷ Tage des Zeitraums. Wie die anderen Schlüssel rechnen, steht unter Umlageschlüssel.
- Addieren Sie die Anteile, ziehen Sie die Vorauszahlungen ab und tragen Sie das Ergebnis ein. Ort, Datum und Name unten, dann zustellen.
Bei mehreren Mietern wiederholen Sie das für jede Wohnung. Prüfen Sie am Ende, ob die Anteile aller Mieter zusammen mit dem Leerstand die Gesamtkosten ergeben. Der Generator übernimmt diese Prüfung und rundet so, dass kein Cent verloren geht.
Vorlage als Word oder Excel?
Eine Tabellenkalkulation rechnet die Anteile, aber sie schreibt keine Briefe, und jede Formel, die Sie anpassen, ist eine mögliche Fehlerquelle. Der Generator dieser Seite rechnet wie eine Tabelle und gibt für jeden Mieter das fertige Schreiben aus. Ihre Eingaben können Sie als Datei sichern und im nächsten Jahr wieder laden.
Ihre Angaben bleiben im Browser
Namen, Anschriften, Beträge und Verbräuche werden nicht an uns gesendet. Rechnung und PDF entstehen auf Ihrem Gerät. Die Eingaben liegen im Sitzungsspeicher des Browsers und verschwinden mit dem Tab, außer Sie wählen „Angaben auf diesem Gerät behalten“ oder sichern sie als Datei. Einzelheiten unter Datenschutz.
Weitere Werkzeuge
- Nebenkostenabrechnung erstellenGenerator für alle Mieter eines Hauses, mit PDF je Mieter
- UmlageschlüsselWohnfläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch: Anteil sofort berechnen
Mehr im Ratgeber
- Frist für die NebenkostenabrechnungZwölf Monate nach Ende des Zeitraums: was zur Frist zählt, wie Sie den Zugang beweisen und was danach gilt
- Umlagefähige NebenkostenDie Liste aus § 2 BetrKV, was nicht umlagefähig ist und warum der Mietvertrag entscheidet