So entsteht die Abrechnung
- Haus und Zeitraum. Anschrift, Abrechnungszeitraum von höchstens zwölf Monaten und die Wohnfläche aller Wohnungen. Der Generator nennt sofort den letzten Tag für die Zustellung.
- Mieter. Name, Wohnung, Wohnfläche, Personen und monatliche Vorauszahlung. Wer im Zeitraum ein- oder ausgezogen ist, bekommt sein Datum, und alle Anteile werden auf seine Tage umgerechnet.
- Kosten. Jede Kostenart aus der Betriebskostenverordnung mit dem Gesamtbetrag aus Rechnung oder Bescheid. Der Schlüssel ist vorbelegt und lässt sich ändern; bei Wasser und Heizung tragen Sie die Zählerwerte ein.
- Prüfen und verschicken. Die Übersicht zeigt Anteil, Vorauszahlung und Saldo jedes Mieters und den Teil, der beim Vermieter bleibt. Hinweise warnen vor nicht umlagefähigen Posten. Dann ein PDF für alle oder für einen Mieter.
Was in eine Nebenkostenabrechnung gehört
Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Damit Mieter die Abrechnung nachvollziehen können, verlangt der Bundesgerichtshof vier Angaben: die Gesamtkosten jeder Kostenart, den Verteilerschlüssel, den daraus berechneten Anteil des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam, und eine Nachzahlung wird nicht fällig. Das Schreiben des Generators enthält alle vier für jede Position, dazu den Mietzeitraum bei Ein- und Auszug und den Hinweis auf Belegeinsicht und Einwendungsfrist.
Ein Beispiel
Ein Haus mit 200 m² und drei Wohnungen, abgerechnet für 2025. Anna Muster wohnt in Wohnung 1 mit 80 m², zu zweit, und zahlt 260,00 € im Monat voraus. Ihre Abrechnung:
| Kostenart | Gesamt | Schlüssel | Anteil |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 1.200,00 € | Wohnfläche | 480,00 € |
| Straßenreinigung und Müllbeseitigung | 600,00 € | Personen | 200,00 € |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | 900,00 € | Wohnfläche | 360,00 € |
| Wasserversorgung | 1.000,00 € | Verbrauch | 400,00 € |
| Heizung | 4.200,00 € | Heizkosten: Verbrauch und Fläche | 1.632,00 € |
| Anteil gesamt, abzüglich 3.120,00 € Vorauszahlungen | 48,00 € Guthaben | ||
Die Heizkosten sind um 120,00 € gekürzt: Das Haus stößt 30 kg CO2 je m² aus, der Vermieter trägt deshalb 40 Prozent der CO2-Kosten. In Wohnung 3 ist Dora Test zum 30. Juni ausgezogen und Emil Neu zum 1. Juli eingezogen. Von den 300 € Grundsteuer dieser Wohnung trägt Dora 148,77 € für 181 Tage und Emil 151,23 € für 184 Tage. Ben und Clara Probe zahlen 173,00 € nach.
Mehrere Mieter, Leerstand, Mieterwechsel
Alle Mieter eines Hauses rechnen Sie in einem Durchgang ab. Die Summe der Anteile ergibt immer genau die Gesamtkosten; was übrig bleibt, trägt der Vermieter. Das ist der Fall bei Leerstand, bei selbst genutzten Wohnungen und beim CO2-Anteil. Stand eine Wohnung drei Monate leer, bleiben die flächenbezogenen Kosten für diese Zeit beim Vermieter, denn das Leerstandsrisiko tragen nicht die übrigen Mieter. Tragen Sie deshalb immer die Wohnfläche des ganzen Hauses ein, nicht nur die vermietete.
Welche Kosten Sie umlegen dürfen
Umlagefähig sind die 17 Kostenarten aus § 2 BetrKV, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Der Generator bietet sie trotzdem an, damit Sie sie aus einer Hausgeldabrechnung herausrechnen können: Er verteilt sie nicht und nennt den Grund. Die vollständige Liste steht im Artikel Umlagefähige Nebenkosten.
Ihre Angaben bleiben im Browser
Namen, Anschriften, Beträge und Verbräuche werden nicht an uns gesendet. Rechnung und PDF entstehen auf Ihrem Gerät. Die Eingaben liegen im Sitzungsspeicher des Browsers und verschwinden mit dem Tab, außer Sie wählen „Angaben auf diesem Gerät behalten“ oder sichern sie als Datei. Einzelheiten unter Datenschutz.
Grenzen
Der Generator verteilt die Kosten, die Sie eintragen, nach dem Schlüssel, den Sie wählen. Er prüft nicht, ob Ihr Mietvertrag die Umlage einer Kostenart erlaubt, ob ein Betrag wirtschaftlich ist oder ob die Wohnflächen stimmen. Miteigentumsanteile aus einer Hausgeldabrechnung, gewerbliche Einheiten mit Vorwegabzug, Teilabrechnungen und die Heizkostenabrechnung selbst (Ablesung, Gradtagzahlen) bildet er nicht ab. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Weitere Werkzeuge
- Vorlage und MusterLeere Vorlage zum Ausfüllen und ausgefülltes Muster als PDF
- UmlageschlüsselWohnfläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch: Anteil sofort berechnen
Mehr im Ratgeber
- Frist für die NebenkostenabrechnungZwölf Monate nach Ende des Zeitraums: was zur Frist zählt, wie Sie den Zugang beweisen und was danach gilt
- Umlagefähige NebenkostenDie Liste aus § 2 BetrKV, was nicht umlagefähig ist und warum der Mietvertrag entscheidet
- Heizkosten und CO2-KostenVerbrauch und Fläche, das Kürzungsrecht von 15 Prozent und die zehn Stufen der CO2-Kostenaufteilung